Sonstige Papierkrieg ade!

Dieses Thema im Forum "Hilfsmittel (Technik, Software, Zubehör etc.)" wurde erstellt von Antonio, 15 Oktober 2012.

  1. Antonio

    Antonio Fernuni-Hilfe

    Ort:
    München
    Hochschulabschluss:
    Bachelor of Science
    In meinem Artikel „Skripte und Dokumente digitalisieren“ habe ich erwähnt, dass mir mein Duplexscanner Fujitsu ScanSnap S1500 nicht nur sehr gute Dienste bei der Digitalisierung meines Lernmaterials leistet, sondern auch bei der Archivierung meiner privaten Dokumente, was für mich nicht mehr wegzudenken ist. Dieser Artikel hat zwar nichts mit dem Studium zu tun, aber vielleicht bietet er dem einen oder anderen Inspiration bzw. einen weiteren Grund um sich evtl. einen Scanner anzulegen.

    Wie in jedem Haushalt sind auch bei mir einige Ordner zu finden. Wichtige Dokumente sollte ich eigentlich schnell zur Hand haben, andere muss ich wiederum länger suchen und andere weniger wichtige finde ich auch mal gar nicht. Auch sammle ich gerne interessante Artikel aus Zeitungen und Zeitschriften oder sonstige Dokumente die man irgendwo aufgeschnappt hat und sich vielleicht irgendwann mal als nützlich erweisen sollten?! Diesem Papierkrieg wollte ich Lebewohl sagen!

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    Foto: Thomas Meinert / pixelio.de

    Das digitalisieren selbst stellt ja anhand des Scanners keine Probleme dar. Um die Datei wiederzufinden lege ich mir eine sinnvolle Ordnerstruktur an. z.B. Beruf, Finanzen, KFZ, Rechnungen, Steuer und Unterordner wie beispielsweise Steuer 2008, 2009 usw. Theoretisch wäre das aber auch nicht nötig, da man dank intelligenter Software nicht nur nach dem Dateinamen suchen kann, sondern auch nach Begriffen aus dem Inhalt des Dokuments. Die Suche dauert keine 2 Sekunden, denn die gesamten Dokumente sind dank Texterkennung durchsuchbar.

    Die Archivierung der Originaldokumente habe ich noch einfacher gelöst. Benötige ich die Originale nicht, landen die Dokumente nach dem digitalisieren sofort im Papierkorb. Wichtige Papiere oder Kaufbelege kommen stur in einen Sammelordner. Über die Sortierung hier muss ich mir nicht den Kopf zerbrechen, da mir mein digitales Ablagesystem ja die Arbeit erleichtern soll. Ganz ohne System geht es natürlich auch nicht und so erhält jedes Dokument das in meinem Sammelordner landet, eine fortlaufende Nummer. Die Kennzeichnung nehme ich per Bleistift auf der Rückseite vor. Die identische Nummer wird dann noch im Dateinamen hinterlegt und fertig ist mein Ablagesystem!

    In der Praxis sieht das Ganze dann so aus: In meinem Ablagefach haben sich nach wenigen Wochen Dokumente angesammelt. Ich scanne eine Rechnung, schreibe die Nummer auf die Rückseite, vergebe einen Dateinamen und scanne das nächste Dokument. Das Ganze geht recht zügig und nach wenigen Minuten habe ich am Ende eine kleine Dateisammlung. Im zweiten Schritt lege ich die Dateien in der Ordnerstruktur ab, kann aber auch direkt nach dem Scanvorgang erledigt werden. Der Stapel Papier den ich gerade eingescannt habe, landet ohne zu überlegen in meinem Sammelordner. Mein erster Ordner fasst die Dokumente 1 bis 335. Falls man irgendwann das Originaldokument benötigen sollte, hat man es mit wenigen Griffen zur Hand.

    Das ist natürlich auch Arbeit, aber das Ergebnis ist überwältigend! Wer es nicht selbst genießen kann, verpasst hier was. Denn egal welches Dokument ich mir ansehen möchte, ich finde es im Handumdrehen! Die Las Vegas Flugbuchung aus 2011, die Amazonrechnung meines Bildschirms, der Sizilienartikel aus dem Lufthansamagazin, meine Steuererklärung aus 2009, meine Klausur aus dem vorletzten Semester, das Tortellinirezept auf der Verpackung, meinen Mietvertrag, den Grundriss meiner Wohnung, meine Unterlagen zur Krankenversicherung... Egal was, die Dokumente stehen mir umgehend zur Verfügung.

    Und um noch einen draufzulegen, ich sehe mir die Dokumente nicht nur wann ich möchte an, sondern auch wo ich möchte! Dank meiner Dropbox. Ob man die Dokumente auf der Dropbox ablegen möchte, muss jeder selbst für sich entscheiden. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, legt alle Dokumente verschlüsselt auf der Dropbox ab. Warum dann überhaupt Dropbox? Weil verschlüsselte Dokumente auf meiner Dropbox sicherer sind, als auf meiner Festplatte. Und da beides gleichzeitig gesichert wird, brauche ich mir keine Sorgen zu machen wenn ich mal einen Festplattendefekt habe. Ich lege nur meine sensiblen Daten verschlüsselt auf der Dropbox ab und kann auf diese nur per Home-PC zugreifen. Auf alle anderen Dokumente habe ich von überall vollen Zugriff.

    Es ist schon ein tolle Sache wenn man unterwegs ist und dringend etwas nachsehen möchte. Man nimmt sein Smartphone in die Hand und hat alle Dokumente griffbereit. :)

    Hast Du Fragen oder weitere Tipps, dann würde ich mich über einen Kommentar freuen.
     
  2. RegineB

    RegineB

    Ort:
    Nordhessen
    Studiengang:
    Bachelor of Laws
    Hallo Antonio, dank deines Artikels habe ich mir den Scanner nun auch zugelegt. Suchte schon eine Weile nach einer Möglichkeit, mich von den Papierbergen zu befreien.
    Habe den Scanner nun ohne Adobe Acrobat OEM bestellt und bin auch zufrieden. Lediglich die Schlüsselwortsuche kann ich nicht aktivieren. Hast du eine Idee, woran das liegen kann? Im Internet habe ich leider keine sinnvolle Antwort darauf gefunden.
    Danke für einen Tipp!
    Regine
     
  3. Antonio

    Antonio Fernuni-Hilfe

    Ort:
    München
    Hochschulabschluss:
    Bachelor of Science
    Hallo Regine,

    sorry, aber die Kommentare in den Artikeln gehen bei mir immer ein wenig unter.
    Mit welcher Software scannst Du die Dokumente bzw. wie gehst Du aktuell genau vor?

    Liebe Grüße
    Antonio
     

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